Sesión #5 | Aprendiendo del #meetcommons 2012

Asignación, adquisición de responsabilidades y empuje de tareas

Qué se hizo bien:

Documentos abiertos en los que cada uno explicita de qué se hace responsable
Funcionó en parte, pero seguía buscándose confirmación de una persona (Domenico)
En cuanto a la implicación, el año pasado funcionó en modo “echarse a andar y que se sume el que quiera”.
Documentos generales, uno para cada necesidad, pero con todos los temas incluidos, separados por secciones pero permitiendo vista de pájaro.
Ej. Un doc para gestión económica de todos los gastos.
Se asumió la libertad de cada uno para hacer lo que pudiese y como mejor pudiese, sin más. No había una exigencia mínima de calidad.
Funcionó como un sumatorio de fuerzas (lo que hacían otras personas estaba todo bien)

Qué se puede mejorar:

Impulsar la iniciativa personal y la adhesión de otros a ésta.
El contenido
Yo sentía la necesidad de que mi aporte a los documentos tuviera una revisión por parte de ¿Dome? el grupo + implicado. < Misión: ¿superar eso, o asumirlo?

NO EXIGIR / EXIGIR ¿CÓMO? ¿QUÉ?
Puedes / Quieres / Debes

HACERLO FáCIL
Formato open space
¿Tu qué rato puedes venir? Flexibilidad para asistir.
Acogedor Infraestructuras básicas.
Ejemplo de POZASKUNDEA, tanto por la preparación del open space como por el tema logística, disponibilidad, apoyos… QUE RESULTE SUGERENTE.
http://in-fluyendo.blogspot.com.es/2013/03/pozazkundea-open-space-en-astra-gernika.html

Programación y contenidos

Qué se hizo bien:

Dejar espacios sin programar, a la iniciativa del momento. Formato open space.
Dejar a cada uno hacer su aporte desde lo suyo.
El primer día era el que se decidía qué se hacía al día siguiente. Se programaba, pero ya allí, en el sitio y con los que estábamos.
Había un ambiente de conversación (no sabría decir qué lo generaba)
Flexibilidad de la programación se entendía como libertad.

Qué se puede mejorar:

Hacer sesiones previas que “apunten” al tipo de dinámicas y actitudes que esperamos ver en el #meetcommons: prácticas, activas, directas, exportables.
Hacer un open space, pero con más base metodológica para que funcione bien.
O bien, marcar algo más parecido a objetivos o expectativas.
Plantear el debate previo no funcionó demasiado.
Pensar en “gradientes de asistencia” o implicación que permitan asistir a cosas interesantes a gente que trabaja, o que sólo puede ir un día, etc.

Visualizar roles personales

Qué se hizo bien:

Se usaron unas chapas que indicaban y reconocían cuál era el papel de cada uno en el #meetcommons. Funcionó muy bien, facilitando la orientación y el compromiso personal. http://meetcommons.org/wp-content/uploads/sites/7/2013/02/meetcommons_funciones-e1361123548889.png
Saioa de IDEATOMICS hizo un proyecto con chapas para explicitar roles e intereses para Conexiones Improbables: http://www.ideatomics.com/188.html
Energitrometro

Qué se puede mejorar:

Hacer la versión digital y actualizable en tiempo real de eso.
Visualizar la implicación momentánea de cada uno

Rol de bienvenida

Qué se hizo bien:

Gente dedicada a acoger a los que llegaban a la nave.
Ayudaban a orientar a los recién llegados en un espacio informal sin check-in.

Qué se puede mejorar:

Para mi (Carlos Cámara) el viernes fue para mi lo más flojo. Era necesario presentarnos, pero dado que solo hicimos eso y una especie de debate para temas de los que hablar, pero al día siguiente nos volvimos a presentar y además no seguimos los temas del día anterior, me hace pensar que podríamos haber aprovechado mejor el tiempo. El tema de las presentaciones podemos solucionarlo para la próxima vez con dos formas:

Haciendo un registro online de los asistentes y haciendo que creen una cuenta de usuario en la que nos presentemos y que pongan qué ofrecen y qué buscan (así matamos dos pájaros de un tiro). Así la gente ya estará al tanto nada más escuchar el nombre de alguien.
Hacer una especie de acreditación que tengamos que llevar colgada en la que digamos nuestro nombre, twitter, tipo de commons, ofrezco y busco (esto puede ser tan serio como queramos o tan cutre como queramos: en una sesión del digitalcommons era un papel impreso en el que apuntabas los datos con rotulador y luego tenía unas pegatinas que cumplían la función de las chapas. Todo eso llevaba una cinta de plástico para colgarlo alrededor del cuello, todo muy barato pero eficaz y resultón). Esto podría combinarse con lo de las chapas, incluso con códigos QR que llevasen al perfil de la web

Gestión de gastos y aportaciones económicas

Qué se hizo bien:

Limitar gastos a lo mínimo.
Dejar que la aportación económica sea voluntaria, pero sugiriendo la cantidad en función de lo que cada uno iba a necesitar.
La comida estaba “parametrizada” en ese sentido
Se hizo un documento de excel donde cada uno podía sacar los costes de las cosas y sumar el total a aportar.
Forma de pago: previa por paypal. Permitió tener casi la mitad del dinero por adelantado.
También se podía aportar en metálico in situ, buscando a los que tenían la chapa correspondiente. Esto permite ajustar el presupuesto sobre la marcha si hay sobrecoste (el año pasado, faltaban bebidas).

Qué se puede mejorar:

¿Ponderar según procedencia de cada uno (gastos de viaje, etc.)?

Aprovisionamiento

Qué se hizo bien:

Se estimó el consumo de antemano en el mismo documento de los gastos, de una forma bastante fiel.
Se especificaban régimenes especiales: vegetariano, abstemio, etc.

Qué se puede mejorar:

Comprar más bebida de la estimada, porque faltó 🙂
Comprar menos desayuno, porque sobró leche, etc.
Tener carrito, vehículo… algo para facilitar el aprovisionamiento in situ
Pedir preferencias, que se sugieran

Comunicación

Qué se hizo bien:

Los vídeos “teasers” de lacasinegra, dieron la sensación de que “algo interesante iba a pasar”
Herramienta de seguimiento de tuits y tuiteros (¿enlace?)
Tuits de presentación preguntando ciertas cosas… aunque no quedaban agrupados luego

Qué se puede mejorar:

¿Pasamos de la prensa?
Plantear alguna especie de check-in/presentación online. En parte se puede solucionar con el enlace de presentación que proponíamos, pero se podría mejorar.

Espacio anfitrión

Qué se hizo bien:

Conseguir un espacio cedido que se acondicionó mínimamente.
Usar un espacio “poco delicado”, capaz de soportar caña y trasteos varios durante unos días.
Dar diversidad de opciones para pasar la noche, incluidas las coste cero.

Qué se puede mejorar:

No sólo cuidar el sitio al que se va, sino tratar de aportar algo, mejorarlo. Trabajar algún aspecto específico de las temáticas el relación a este lugar.
Usar varios sitios distintos según el momento, lo que se vaya a hacer, etc.

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