Estructura para reuniones aefectivas

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Desde el grupo de #LoRelacional detectamos la necesidad de (re)estructurar las reuniones de trabajo colaborativo. Con la intención de equilibrar tiempos y esfuerzos sobre las tareas, se trata de armar una ESTRUCTURA que nos ayude a mantener reuniones con mayor suficiencia y comprensión, y nos hemos basado -como primer paso para alcanzarlo- en la atención sobre los cuidados y las relaciones afectivas.

LA ESTRUCTURA COMO PATRÓN ORGÁNICO DE APRENDIZAJE

La propuesta de estructura comenzó a pensarse a partir de los encuentros que llevan desarrollándose desde hace casi dos años, y ha ido transmitiéndose de unas compañeras a otras en un lugar u otro -siempre, espacio permeable y común en el que entramos, salimos o volvemos a entrar- . La experiencia más reciente como grupo, el que constituimos en estos momentos, se produce desde una reunión mensual, espaciada pero física y continua. Mientras, y entre citas, nos contamos por escrito, el trabajo posterior y lo pensado, la tarea personal que cada una pondrá de nuevo en común. Así pues, queremos, desde estas reuniones, visibilizar las necesidades reproductivas en cualquier proceso de trabajo.

Para ello nos centramos principalmente en la definición de roles -trabajo que ya se inició en etapas anteriores de #LoRelacional- y en el reparto de los mismos, previo a toda reunión, con sus funciones dadas. Nos interesa enormemente aquello que, por obvio que parezca, suele “hacer falta decir”, lo vulnerable por elemental, el gesto inherente a nuestra reacción e interacción en grupo. Se trata de asumir estas dinámicas conscientemente, de respetar los roles que se han asignado y de agradecernos el trabajo realizado por todas.

Un tema vital a tener en cuenta para el buen funcionamiento del grupo es la gestión del tiempo. Necesario para ello es la puntualidad al comienzo de la reunión y el cierre riguroso de la misma, es decir, operativo y resuelto a la hora acordada. La distribución de tiempos no se ha establecido de manera fija -esto también dependerá del tipo de reunión y del grado de importancia de los distintos temas a tratar- pero sí determinamos unos puntos que se ordenan cronológicamente y sobre los que se apoyará el desarrollo de toda la reunión para seguir el orden del día. Consideramos que conviene estimar, previamente y en general, los tiempos que nos llevará cada parte de la reunión y cumplirlos. Esto es, seguir un protocolo que permita un “cierre operativo” y satisfactorio, para un fin de reunión más feliz.

Este rigor que, a priori, podría resultar un tanto hermético u ortodoxo, es al fin, un “cuidado”; un interés que, atendido -bajo las posibles opciones que puedan presentarse y nuestro límite de flexibilidad, siempre consecuente con la idea de trabajo o el programa- y mecanizado, acabará por asumirse “sin darnos cuenta”, como esa técnica dura del aprendizaje que precede al genio del intérprete.

La metodología no se cierra, seguimos buscando pautas, o inercias que nos faciliten la visibilidad de un equilibrio. Es un proceso abierto, siempre en fase beta y libre, que desea que se apropien del mismo, un documento para testear y continuar, pre-post-pro-común para tod*s.

PROPUESTA DE ESTRUCTURA DE REUNIONES

Ésta es la estructura que, de momento, proponemos. Corresponde a poner en papel intuiciones y formas de hacer que venimos desarrollando dentro de #LoRelacional.

1.- Bienvenida
Para: saludarnos, recibirnos, mirarnos, saber cómo estamos…
Cómo: dos sencillas acciones que deben ejecutarse de forma breve para dejar tiempo al resto de contenidos de la reunión.

  • Bienvenida de personas nuevas:
    Para: acoger y contextualizar a las nuevas incorporaciones.
    Cómo: Presentación general, breve, sencilla y efectiva.
  • Ronda de inicio:
    Para: saber de las otras, reconocer y legalizar estados emocionales, cuidarnos…
    Cómo: Brevemente cómo venimos, desde lo particular y relacionado con la reunión.

2.- Contextualizar y enunciar el orden del día
Para: saber qué se va a tratar, tiempos…
Cómo: lectura de los puntos del orden del día conectándolos con el trabajo anterior.

3.- Trabajar los Puntos Orden del día:
Para: trabajo de la reunión propiamente dicha, parte más “productiva”.
Cómo: articulando y desarrollando las metodologías y acciones más indicadas para tratar cada tema a tratar. Sin perder de vista el tiempo para no dejarse ningún punto sin tratar (en la medida de lo posible).

4.- Cierre “operativo” de reunión
Para: adelantar trabajo entre reuniones, tomar decisiones colectivamente, distribuir tareas y responsabilidades, fijar aprendizajes y decisiones tomadas.
Cómo: cuatro puntos esenciales que configuran un “cierre operativo” de la reunión.

  • Decisiones y avances:
    Qué: la maestra de ceremonias dedica un tiempo a hacer una síntesis de las cuestiones tratadas y decisiones tomadas (se hace colectivamente pero apoyadas en el trabajo de Las Relatoras)
    Para: resaltar y destacar las decisiones tomadas y avances de la reunión. Además, junto a las tareas y el orden del día de la próxima reunión, sirve como resumen del acta.
    Cómo: incluir en el acta un punto específico con las decisiones tomadas o avances realizados.
  • Tareas para la próxima reunión:
    Qué: Repasar las tareas pendientes que han surgido en la sesión y asignar una persona responsable de cada una.
    Para: tomar y dejar constancia y organizar los compromisos adquiridos en la reunión
    Cómo: Incluyendo en el acta un punto específico que contenga un listado de las tareas planteadas durante la reunión y quién se responsabilizará cada una de ellas.
  • Orden del día para la próxima reunión:
    Qué: Establecer el borrador del orden del día entre todas.
    Para: Ir asentando y preparando la próxima reunión.
    Cómo: A la luz de la reunión presente y las necesidades del grupo repasar cosas pendientes, temas nuevos que puedan aparecer… Es importante decidir el tiempo que se le puede dedicar a cada punto.
  • Reparto de Roles (para la próxima reunión):
    Qué: Repartir los roles
    Para: asegurar la rotación de roles y funciones entre todas las participantes.
    Cómo: cada persona elegirá un rol que no haya desempeñado hasta el momento, o por sorteo ;D . Os puede ayudar mirar el documento: Roles de Trabajo en Grupo

5.- RONDA DE DESPEDIDA:
Qué: repaso colectivo del grado de satisfacción.
Para: Evaluar la reunión, fijar aprendizajes.
Cómo: una breve ronda sobre cómo nos vamos. Por turnos, sintetizar en una palabra la sensación particular sobre la reunión.

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